Проекты выполняются не одним человеком. Есть много заинтересованных сторон, каждая из которых имеет свои собственные интересы. Руководители проектов – это те, кому поручено планирование, мониторинг и управление командами, но менеджеры проектов не могут справиться со всем этим в одиночку.

В зависимости от размера организации или проекта, над тем, чтобы все работало без сбоев, могут работать десятки сотрудников. Проекты печально известны тем, что создают кучу бумажной работы. Кто-то должен отслеживать бумажный след.

Человек, который помогает в этом качестве, называется администратором проекта. Они одни из самых важных людей, работающих на заднем плане проекта. Они несут ответственность за продвижение проекта, следя за тем, чтобы у всех было то, что им нужно.

Кто такой администратор проекта?

Администратор проекта отвечает за помощь со многими обязанностями, связанными с управлением проектом. Как следует из названия, они выполняют административные функции, связанные с проектом. Это широкий спектр задач, от поддержания связи с подрядчиками, планирования встреч, закупки материалов, посещения рабочих мест и помощи в составлении отчетов.

Несколько отраслей нанимают администраторов проектов, таких как инженерное дело, фармацевтика, здравоохранение, исследования и другие. Они, как правило, находят работу в организациях, которые выполняют более сложные задания и, следовательно, требуют более крупных проектных групп. Во многих отношениях администратор проекта является правой рукой менеджера проекта, решая более мелкие задачи, поэтому руководитель проекта может сосредоточиться на более крупных.

По этой причине должность администратора проекта может быть ступенькой к работе в качестве менеджера проекта.

Основные обязанности администратора проекта

Обязанности, входящие в компетенцию администратора проекта, разнообразны. Они варьируются от повседневных до критических задач, которые имеют фундаментальное значение для успеха проекта.

Администратора проекта обычно просят сделать следующее:

1. Телефонные звонки.

2. Анализ бюджета и расходов по проекту.

3. Помощь в организации встреч по проекту.

4. Ведение протокола на встречах.

5. Помощь с планированием.

6. Административные обязанности.

7. Предоставление предложений по повышению эффективности.

8. Соблюдение нормативных требований.

9. Оценка производительности сотрудников.

10. Поиск подрядчиков.

Эти обязанности, конечно, различаются в зависимости от организации и проекта. Но достаточно сказать, что администратор проекта берет на себя меньшие обязанности со стола менеджера проекта или готовит работу, которую он должен выполнить. Это отличный способ изучить управление проектами изнутри и приобрести соответствующие навыки.

Администратор проекта обычно подчиняется менеджеру проекта, но опять же, это зависит от организации. Например, в некоторых проектах есть координатор проекта, менеджер проекта, помощник менеджера проекта и т.д. В этом случае координатор проекта, скорее всего, будет подчиняться следующей команде, которая затем будет перемещать данные вверх по лестнице, чтобы в конечном итоге добраться до менеджера проекта.

Набор навыков успешных администраторов проекта

Говоря о навыках, что нужно потенциальному администратору проекта, чтобы его рассматривали для работы? Прежде чем начать, еще раз важно отметить, что все организации разные, и их требования различаются. Далее следует общее описание того, на что обращают внимание большинство работодателей при найме администратора проекта.

Образование имеет решающее значение, особенно для тех, кто подает заявку с небольшим опытом или без него. По большей части работодатели ищут кандидатов со степенью в области бизнеса. Если человек, претендующий на эту должность, долгое время работал в управлении проектами на различных должностях, возможно, ему будет достаточно диплома о среднем образовании.

Если вы ищете нечто большее, чем должность администратора проекта начального уровня, настоятельно рекомендуется пройти сертификацию. Старшие администраторы проектов, как правило, обладают высокой квалификацией, сертификатами, опытом и даже степенью магистра в данной области.

Что касается рабочих навыков, работодатели ищут людей, которые хорошо организованы и знакомы, по крайней мере, с основами управления проектами, такими как планирование, тайм-менеджмент, управление задачами и т. д. В идеале кандидат должен обладать навыками руководителя, иметь компьютерную грамотность, особенно с инструментами управления проектами, и сильные устные и письменные коммуникативные навыки. Необходимы профессионализм и своевременность, активность и открытость для нового. Владение более чем одним языком часто является ценным преимуществом.